Documenti amministrativi e fiscali in formato elettronico e digitale

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Guida ai documenti amministrativi e fiscali in formato elettronico e digitale

Prezzo: 49,00 € (58,80 € IVA compresa)

Autore:   Marco Bernasconi

Data Pubblicazione:   31 Gennaio 2009 - 2° Edizione

Numero Pagine:   146 il manuale + 269 appendici e allegati

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Un sogno che diventa realtà	Un mondo senza code (anche negli uffici pubblici), senza ritardi (neppure quelli postali) e con poca carta (sia essa vagante o polverosamente archiviata e quindi rintracciabile solo dopo ore di affannose ricerche). Questa è la nuova realtà, per privati e Pubblica Amministrazione, resa possibile dalla rivoluzione informatica e dalla evoluzione della normativa (da ultimo, la legge 2/2009, che ha convertito il “decreto sviluppo”, ha introdotto alcune novità di importanza fondamentale).
Una guida sicura	Il manuale analizza approfonditamente i principali strumenti che consentono ad imprese e professionisti di dare l’addio alla carta nella formazione, trasmissione e conservazione dei documenti.
Dieci domande, tra le tante, alle quali il manuale dà risposta	1) Cosa intende la legge per formato analogico, e per formato digitale dei documenti? 2) Quali documenti hanno rilevanza tributaria? Cosa occorre fare per tenerli in formato digitale? 3) Come si firmano digitalmente i documenti? Qual è il valore giuridico dei documenti con firma digitale? 4) Quali vantaggi comporta l’uso della posta elettronica certificata (PEC)? Qual è il suo valore giuridico? 5) Quali sono i nuovi obblighi, di comunicazione ed utilizzo dell’indirizzo PEC, che la legge 2/2009 impone a società e a professionisti? 6) Cosa si intende per fattura elettronica? Come devono essere emesse e conservate le fatture elettroniche? 7) Quali fatture, anche se emesse su file e spedite con la posta elettronica, non si considerano fatture elettroniche, ma documenti analogici? 8) Come si devono conservare i documenti elettronici? 9) Quali sono le novità, introdotte dalla legge 2/2009, per la tenuta delle scritture contabili in formato elettronico? 10) Come si calcola e si liquida l’imposta di bollo, dovuta per i documenti tenuti in formato elettronico?
1) I tipi di documenti	Il primo capitolo spiega come i documenti debbano essere classificati, in funzione della loro natura (fondamentale è la distinzione tra cartacei e informatici) e del tipo di documento (a quelli con rilevanza tributaria la norma impone di riservare particolari attenzioni)
2) Il rilievo giuridico dei documenti informatici con le novità del decreto sviluppo	Il secondo ed il terzo capitolo si soffermano su un argomento di estrema importanza: come è possibile attribuire al documento informatico rilievo giuridico, garantendo la sua paternità ed integrità, nonché associando allo stesso una data certa: - il secondo capitolo spiega come ottenere ed utilizzare i dispositivi che permettono di apporre ai documenti informatici la firma digitale e la marcatura temporale - il terzo capitolo analizza quale sia il valore giuridico attribuito oggi ai documenti informatici.
3) La posta elettronica certificata con le novità del decreto sviluppo	Il quarto ed il quinto capitolo trattano degli aspetti giuridici della posta elettronica, dedicando un’ampia parte alla forma che permette di attribuire certezza legale alla trasmissione ed alla consegna dei messaggi, grazie all’intervento di un provider certificato (posta elettronica certificata).
4) Le fatture elettroniche	Il sesto capitolo si sofferma sulle regole da osservare per emettere, ricevere ed archiviare le fatture elettroniche.
5) La conservazione elettronica dei documenti con le novità del decreto sviluppo	Il settimo capitolo affronta quello che è attualmente il più difficile, ma nel contempo è il più promettente degli argomenti: come effettuare con piena validità giuridica la conservazione elettronica dei documenti, potendo quindi fare a meno di stamparli e conservarli sulla carta, anche per quanto riguarda la distruzione dei documenti cartacei relativi agli anni trascorsi (processo cosiddetto di dematerializzazione).
6) L’esibizione dei documenti	L’ottavo capitolo analizza le modalità con le quali i documenti elettronici devono essere esibiti alle Autorità, in caso di accessi, ispezioni e verifiche.
7) L’imposta di bollo	Il nono capitolo si sofferma sulle modalità virtuali di applicazione dell’imposta di bollo.
8) Il Libro Unico del Lavoro	L'appendice 1 presenta in modo sistematico la normativa e le principali interpretazioni ufficiali che disciplinano il Libro Unico del Lavoro.
9) Srl con le novità del decreto sviluppo	L'appendice 2 elabora la normativa e le principali interpretazioni che disciplinano il trasferimento delle quote mediate firma digitale e l'abolizione del Libro dei soci delle società a responsabilità limitata.

1° Capitolo La classificazione dei documenti		11
1	Il tipo di documento	13
2	Il formato del documento	14
	1 I documenti analogici	15
	2 I documenti informatici	18
3	La trasformazione del formato di un documento	26
2° Capitolo Il dispositivo per la firma digitale e per la marcatura temporale		27
1	Come ottenere il certificato elettronico	30
	1 Il dispositivo di firma	34
	2 Come custodire il dispositivo di firma	35
2	Come apporre la firma digitale	36
	1 Come verificare la firma digitale	37
3	La sospensione e la revoca dei certificati	38
	1 Le procedure per attivare revoca o sospensione	39
	2 Le modalità di attuazione di revoca o sospensione	40
	3 La cessazione dell’attività del certificatore	41
4	Il rinnovo dei certificati	41
5	Riassunto degli obblighi degli utilizzatori	42
6	La marcatura temporale	42
	1 Come ottenere la marcatura temporale	43
3° Capitolo Il valore giuridico dei documenti informatici		45
1	La regola di base	47
2	Le diverse sfumature	49
	1 I documenti elettronici non firmati	49
	2 I documenti elettronici con firma debole	49
	3 I documenti elettronici qualificati	50
	4 L’autenticazione dei documenti elettronici qualificati	51
	5 La sottoscrizione digitale da parte di pubblici ufficiali	52
3	L’opponibilità di data e ora	53
4	Le copie dei documenti	53
	1 Da originale informatico a copia analogica	53
	2 Da originale informatico a copia informatica	54
	3 Da originale analogico a copia informatica	55
4° Capitolo La posta elettronica		58
1	La validità giuridica della posta elettronica	61
	1 La posta elettronica certificata	62
2	Il confronto tra i diversi sistemi di posta elettronica	65
3	Quadro riassuntivo dei vantaggi della posta elettronica	66
5° Capitolo Come usare la posta elettronica certificata		68
1	L’accesso al sistema di posta elettronica certificata	72
2	Cosa succede quando si invia da una casella PEC	73
	1 I punti del sistema	78
	2 Le ricevute	80
	3 Gli avvisi	83
	4 Le buste	86
3	Cosa succede quando si riceve utilizzando una casella PEC	87
4	Il registro dei log tenuto dai gestori	88
	1 La procedura per la richiesta di informazioni contenute nel log dei messaggi	89
5	La conservazione dei messaggi contenenti virus informatici	90
6	Cessazione del servizio da parte del gestore	90
6° Capitolo La fattura elettronica		91
1	Le modalità di emissione della fattura	91
	1 L’accordo con il destinatario per l’emissione della fattura elettronica qualificata	93
	2 La data di emissione	96
	3 L’indicazione di partita Iva e codice fiscale	97
2	Le modalità di archiviazione per il mittente	97
3	Le modalità di spedizione e l’archiviazione per il destinatario	99
4	L’obbligo di emettere la fattura elettronica ai soggetti pubblici	101
5	Le regole per gli altri documenti oggetto di emissione	102
	1 La ricevuta fiscale	103
	2 Lo scontrino fiscale	103
	3 Il documento di trasporto	103
7° Capitolo La conservazione elettronica dei documenti		105
1	Le fasi iniziali della gestione dei documenti	108
2	Il processo di conservazione sostitutiva	111
	1 Le informazioni sul contenuto dei supporti impiegati	115
	2 La comunicazione dell’impronta	115
3	Come decidere quali documenti conservare elettronicamente	117
4	Aspetti applicativi	119
	1 La memorizzazione dell’immagine dei documenti analogici	119
	2 Ogni quanto si deve effettuare la conservazione	121
	3 Come scegliere i supporti di memorizzazione	124
	4 Il luogo di conservazione dei documenti con rilevanza tributaria	124
	5 Il periodo di conservazione	126
5	Le novità per il Libro unico del lavoro	126
6	Il controllo della leggibilità dei dati	129
7	Il responsabile del processo di conservazione	130
	1 La nomina di un soggetto esterno	133
8	Le sanzioni	134
8° Capitolo L’esibizione dei documenti conservati elettronicamente		137
1	Dove può avvenire l’accesso	138
2	Come avviene l’esibizione	138
3	La conservazione in caso di ispezione	140
4	Le conseguenze della mancata esibizione	140
9° Capitolo L’applicazione dell’imposta di bollo		142
1	L’importo dell’imposta di bollo sui documenti elettronici	142
2	Come liquidare l’imposta dovuta	143
3	Come pagare l’imposta dovuta	146
Appendice 1 – Il Libro unico del lavoro		147
Appendice 2 – Trasferimenti delle quote e libro soci delle società a responsabilità limitata		179
Indice degli Allegati
Normativa		197
Codice civile		197
	Delle scritture contabili	197
	Sezioni II, III e IV del Capo VII del Titolo V del Libro V (Estratto)	198
	Della prova documentale	202
Dpr 633/1972 Istituzione e disciplina dell’imposta sul valore aggiunto		206
	Articolo 21 Fatturazione delle operazioni	206
	Articolo 39 Tenuta e conservazione dei registri e dei documenti	208
	Articolo 52 Accessi, ispezioni e verifiche (Estratto)	209
Articolo Dpr 600/1973 Tenuta e conservazione delle scritture contabili		210
Articolo 7 DL 357/1994 Semplificazione di adempimenti e riduzione di sanzioni per irregolarità formali		210
Raccomandazione 94/820/CE del 19.10.1994 Aspetti giuridici della trasmissione elettronica dei dati (EDI)		211
Articolo 15 Legge 59 del 15/3/1997 Rete unitaria delle pubbliche amministrazioni (Estratto		224
Dpr 445 del 28/12/2000 Testo unico in materia di documentazione amministrativa (Estratto)		224
	Capo I Definizioni e ambito di applicazione	224
	Capo II Documentazione amministrativa	226
	Capo III Semplificazione della documentazione amministrativa	229
	Capo IV Sistema di gestione informatica dei documenti	233
	Capo V Controlli	237
	Capo VI Sanzioni	237
	Capo VII Disposizioni finali	238
Decreto 127 del 17/5/2002 Modalità di pagamento dell'imposta di bollo dovuta sulle domande, le denunce e gli atti che le accompagnano, presentate all'Ufficio del registro delle imprese in via telematica (Estratto)		238
Articolo 10 L. 229/2003 Interventi in materia di qualità della regolazione, riassetto normativo e codificazione		239
Direttiva Presidenza CdM del 27/11/2003 Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni		240
Decreto del 23/1/2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici		241
Deliberazione CNIPA 11/2004 del 19/2/2004 Regole per riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali		245
Dpr 68 del 11/2/2005 Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata		252
DPCM 2/11/2005 Regole per la formazione, trasmissione e validazione della posta elettronica certificata		258
Dlgs del 7/3/2005 n. 82 Codice dell'amministrazione digitale (Estratto)		265
	Capo I Principi generali	265
	Regolamento sul registro informatico degli adempimenti amministrativi (DPCM 3/4/2006)	268
	Capo II Documento informatico e firme elettroniche; pagamenti, libri e scritture	270
	Capo III Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici	280
	Capo IV Trasmissione informatica dei documenti	281
	Capo V Dati delle pubbliche amministrazioni e servizi in rete	283
	Capo VII Regole tecniche	286
	Capo IX Disposizioni transitorie finali ed abrogazioni	287
DPCM del 13/1/2004 Regole per formazione, trasmissione, conservazione, duplicazione, riproduzione e validazione di documenti informatici.		287
Legge 244/2007 del 24/12/2007 (Finanziaria 2008) (Estratto)		301
	Articolo 1 Commi da 209 a 214	301
	Decreto Ministro dell’economia e delle finanze del 7 marzo 2008	302
Legge 48 del 18 marzo 2008 Ratifica ed esecuzione della Convenzione sulla criminalità informatica		304
DL 112 del 25/6/2008 Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività		305
Decreto Ministero del Lavoro 9 luglio 2008 Istituzione e tenuta del Libro unico del lavoro		310
Regolamento ISVAP 27 del 14 ottobre 2008 concernente la tenuta dei registri assicurativi (Estratto)		312
DL 185 del 29/11/2008 Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa		314
Circolari interpretative		322
	RM 360879 del 30/4/1986 – Emissione della fattura con utilizzo di sistema di collegamento computerizzato	322
	RM 571134 del 19/7/1988 – Spedizione delle fatture mediante il servizio di posta elettronica	322
	RM 450217 del 30/7/1990 – Emissione della fattura con procedura informatizzata	323
	RM 451163 del 30/11/1990 – Trasmissione della fattura mediante collegamento elettronico	323
	RM 132 del 28/5/1997 – Fatturazione, registrazione e conservazione dei dati concernenti i servizi di telecomunicazione	324
	RM 135 del 7/09/1998 – Possibilità di distruzione dei documenti aventi rilievo tributario conservati su supporti ottici	327
	RM 153 del 10/10/2000 – Semplificazione nella procedura di numerazione e registrazione delle fatture di acquisto	327
	RM 107 del 4/7/2001 – Utilizzo di un sistema fondato sull’impiego del telefax e di un supporto informatico per trasmettere le fatture	328
	RM 202 del 4/12/2001 – Emissione, trasmissione e archiviazione delle fatture effettuata esclusivamente in formato digitale	329
	CM 67 del 7/8/2002 – Imposta di bollo su domande, denunce ed atti presentati all’ufficio del registro delle imprese per via telematica	329
	Circolare Ministero del lavoro n.33 del 20/10/2003 – Modalità applicative del DM 30/10/2002 per la tenuta dei libri paga e matricola	333
	CM 5/D del 25/1/2005 – Campo di applicazione del DM 23/1/2004	335
	CM 45 del 19/10/2005 – Dlgs 52/2004. Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione	335
	CM 36 del 6/12/2006 – Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione	356
	Interpello Ministero del Lavoro 9/2007 dell’8/2/2007 – Archiviazione elettronica dei documenti di lavoro	377
	RM 161 del 9/7/2007 – Fatturazione elettronica e modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici	378
	RM 267 del 27/9/2007 – Emissione di fatture elettroniche e bollette analogiche nei confronti del medesimo cliente	385
	RM 298 del 18/10/2007 - Conservazione su supporti informatici delle copie delle dichiarazioni da parte dei CAF	388
	RM 318 del 7/11/2007 – Obbligo di numerazione delle fatture di acquisto nell’ambito della disciplina Iva	391
	RM 14 del 21/1/2008 – Conservazione elettronica	394
	Interpello Ministero del Lavoro 1/2008 dell’11/2/2008 – Trasmissione telematica del prospetto di paga	396
	RM 67 del 28/2/2008 – Conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie	397
	RM 260/E del 23/06/2008 n. 260 - Fatture elettroniche emesse su clienti di una linea di attività non gestita con contabilità separata	399
	Circolare Ministero del Lavoro 20/2008 del 21 agosto 2008 – Libro unico del lavoro (Estratto)	404
	Nota Inail 7095 del 10 settembre 2008 – Libro unico del lavoro (Estratto)	406
	Circolare Unioncamere 14288 del 22 settembre 2008 - Trasferimento di quote di srl - Indicazioni operative	408
	RM 364/E del 3/10/2008 Conservazione sostitutiva - nomina di più soggetti responsabili della conservazione	411
	CM 58 del 17/10/2008 Trasferimento di quote di S.r.l. - Prime indicazioni operative	413

7.4.2 Ogni quanto si deve effettuare la conservazione

Uno degli aspetti da considerare, per decidere quali documenti conservare elettronicamente, è la cadenza temporale con la quale si deve effettuare l’operazione: questo è infatti uno dei fattori più rilevanti, nel determinare l’entità dell’impegno richiesto, in termini di tempo e di risorse economiche.

Per i documenti che non hanno rilevanza tributaria, la regola generale dettata dal decreto 23.1.2004 è che la cadenza debba essere almeno annuale. Restano ferme eventuali specifiche disposizioni, che dovessero prevede una cadenza più ravvicinata.

Per i documenti aventi rilevanza tributaria il quadro delle cadenze, con le quali va effettuato il processo di conservazione, era inizialmente quello fissato dal decreto 23.1.2004:

cadenza almeno quindicinale per le fatture
cadenza almeno annuale per i restanti documenti.

Il quadro è stato di recente oggetto di innovazioni, sia per i libri, repertori e scritture contabili, di cui all’articolo 2215-bis del codice civile, che per il libro unico del lavoro.

Per i libri, repertori e scritture contabili di cui all’articolo 2215-bis del codice civile, il legislatore ha stabilito che gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento sono assolti mediante apposizione ogni tre mesi della marcatura temporale e della firma digitale, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti.

Illustre dottrina ha sottolineato che tali regole, più che la conservazione digitale in senso stretto, sembrano volere disciplinare la compilazione digitale dei documenti, evidenziando per inciso come, a tale riguardo, si debba ritenere applicabile il lasso di 60 giorni di tempo, concesso dall’articolo 22 del Dpr 600/1973 per l’effettuazione delle registrazioni nelle scritture cronologiche (Benedetto Santacroce su Il Sole 24 Ore del 26 gennaio 2009). Si deve però evidenziare che, con l’apposizione della marca temporale e della firma digitale, si realizza di fatto il processo di conservazione elettronica, rendendo quindi superflua l’eventuale conservazione con cadenza annuale. Si può quindi concludere che nei fatti, anche se non nelle intenzioni del legislatore, l’articolo 2215-bis del codice civile impone la cadenza trimestrale al processo di conservazione dei documenti in esame.

Ciò stride palesemente, per inciso, con quanto la norma prevede per la conservazione in formato analogico, in merito alla quale continua ad applicarsi una cadenza annuale, ai sensi dell’articolo 7 del DL 357/1994: la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare, anche in difetto di trascrizione, su supporti cartacei, dei dati relativi all’esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi.

Per il libro unico del lavoro, introdotto dall’articolo 39 DL 112/2008, si osserva che la lettera c) dell’articolo 1, comma 1 DM 9 luglio 2008, e la relativa interpretazione fornita dalla circolare 20/2008 del Ministero del lavoro, impongono la sottoscrizione digitale e la marcatura temporale non solo per la conservazione, ma anche per la tenuta: tenuta che deve avvenire con cadenza mensile, con la conseguenza che anche il processo di conservazione (che si può considerare attuata, per definizione, allorché sul documento informatico viene apposta la firma digitale e la marcatura temporale) avviene con tale cadenza.

Per quanto concerne le fatture, sia la CM 45/2005 che la CM 36/2006 sono tassative, nel concordare che il processo di conservazione debba effettuarsi:

entro i quindici giorni dal ricevimento, per il destinatario: la RM 161/2007 sottolinea come il riferimento alla data di ricevimento, quale momento iniziale per computare il decorso dei quindici giorni, sia tassativo, non potendosi adottare altre e più elastiche interpretazioni (quale, ad esempio, quella che volesse fare decorre il termini di quindici giorni dalla data dell’annotazione della fattura in contabilità generale)
entro i quindici giorni dall'emissione, per l'emittente: la RM 161/2007 ricorda che la data di emissione, per le fatture elettroniche, si identifica con quella della loro trasmissione telematica, mentre per quelle analogiche si identifica con la loro consegna o spedizione.

Rimane ferma la facoltà, come ribadisce la RM 161/2007, di procedere alla conservazione anche ad intervalli più ravvicinati, dei 15 giorni previsti dalla norma. Nessuno ha capito a cosa serva imporre termini così stretti di conservazione, invece di prevedere una cadenza che, nel dare al contribuente più respiro, favorisca nel contempo un maggior ordine: ad esempio, imporre che la conservazione avvenga entro il termine del mese successivo, a quello di emissione / ricevimento delle fatture. Ma siamo in Italia, signore e signori!

Per quanto concerne i documenti diversi dalle fatture, per i quali è prevista la cadenza annuale, essa viene applicata in modo diverso, in funzione della tipologia di documenti oggetto di conservazione.

Per i documenti che non hanno rilevanza tributaria (ad esempio un contratto) nonché per quelli che, pur avendo rilevanza tributaria, non hanno collegamento con tributi per i quali è prevista la dichiarazione annuale la RM 161/2007 spiega che la conservazione dovrà essere effettuata, in base alla data di formazione del documento, con cadenza annuale e dovrà essere completata entro un anno di formazione del documento: ad esempio, il termine annuale per la conservazione di un contratto decorre dal momento della sottoscrizione, non da quello della sua eventuale registrazione presso l’Agenzia delle entrate, ed il processo deve essere completato entro un anno dalla stipula.

Per i documenti, i libri e le scritture che hanno rilevanza tributaria la CM 36/2006 lega il momento, entro il quale deve essere effettuata la conservazione annuale, a quello previsto per la presentazione della dichiarazione annuale, dell’imposta alla quale è collegata la tipologia di documenti: nel caso delle imprese con esercizio a cavallo, tale momento è quindi destinato a differire per i documenti che hanno attinenza con le imposte dirette, rispetto a quanto accade per quelli emessi nella sfera dell’imposta sul valore aggiunto.

Per effetto delle novità introdotte dalla Finanziaria 2008, il termine originario per procedere alla conservazione, che era entro il termine per la presentazione della dichiarazione, è stato differito, ed è divenuto entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale. La RM 161/2007 ricorda a tale proposito che il termine in esame è agganciato a quello che l’articolo 7, comma 4-ter del DL 357/1994 concede per la stampa dei registri contabili tenuti con sistemi meccanografici.

Per quanto concerne i libri, repertori e scritture contabili, il terzo ed il quarto comma dell’articolo 2215-bis del codice civile prescrivono che gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare tenuta dei medesimi, sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, ogni tre mesi a far data dalla messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti. Qualora per tre mesi non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all'atto di una nuova registrazione, e da tale apposizione decorre il periodo trimestrale di cui al terzo comma.

La prima scadenza è quindi entro tre mesi dalla messa in opera, in termini assoluti (nuova società, per cui i libri prima non esistevano) o relativi (società che passa dalla tenuta in formato analogico a quella in formato digitale o, nel periodo transitorio, entro il 29 aprile 2009, cioè entro tre mesi dalla data di entrata in vigore della legge 2/2009): si ritiene che tale termine non debba essere rispettato, nell’ipotesi in cui non vi siano registrazioni.

Dopo che è avvenuta la prima conservazione (ad esempio in data 30 marzo 2009) si devono osservare termini diversi, in funzione del fatto che:

nei tre mesi successivi vengano eseguite registrazioni, nella scrittura contabile in esame: il successivo processo di conservazione deve essere effettuato entro tre mesi (nell’esempio, entro il 30 giugno 2009)
nei tre mesi successivi non vengano eseguite registrazioni, nella scrittura contabile in esame: il successivo processo di conservazione deve essere effettuato all’atto di una nuova registrazione (che, si supponga, avviene il 15 luglio 2009), e da tale momento decorre il periodo trimestrale (per cui la successiva operazione di conservazione digitale dovrà essere effettuata, nell’esempio, entro il 15 ottobre 2009, se nel trimestre saranno state effettuate altre registrazioni).

E’ augurabile che prossime interpretazioni ufficiali chiariscano se ed in quali termini, nel computo delle scadenze sopra illustrate, si possa tenere conto dei 60 giorni, concessi per effettuare le registrazioni dall’articolo 22 Dpr 600/1973.

Il processo di conservazione del libro unico del lavoro deve avvenire entro il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento: trova però applicazione quanto concede il vademecum del Ministero del lavoro, di differire il termine per la compilazione e la conservazione del libro unico, in caso di differimento degli obblighi contributivi oltre il giorno 16 (ad esempio, quando tale giorno cade di domenica).

Le regole temporali sopra esposte non si applicano per i documenti analogici, in quanto per essi ha piena rilevanza l’archiviazione in forma cartacea. La loro conservazione in forma digitale può quindi iniziare anche dopo i termini sopra previsti, a condizione ovviamente che l’archivio cartaceo venga mantenuto fino al momento dell’avvenuta conservazione sostitutiva: ad esempio, nel settembre 2008 il contribuente po’ decidere di conservare in modo sostitutivo le fatture emesse su carta nel 2004, e nessuno potrà ovviamente contestargli di averlo fatto oltre i quindici giorni dall’emissione. L’archivio cartaceo potrà però essere distrutto solo al termine del processo di conservazione.

Come ricorda la CM 36/2006, la possibilità di conservare elettronicamente i documenti analogici in qualsiasi momento deve essere coordinata con la disposizione che impone di assicurare l’ordine cronologico nei casi in cui, per i documenti della stessa tipologia e relativi al medesimo periodo d'imposta, il contribuente abbia già optato per la conservazione elettronica. In pratica, nel momento in cui si decide di passare alla conservazione elettronica di una determinata tipologia di documenti in corso d’anno, si deve per prima cosa procedere alla conservazione elettronica di tutti i documenti di tale tipologia emessi, fino a quel momento, nel corso di tale anno.

Si ricorda infine che l'obbligo di conservazione elettronica dei documenti informatici deve essere anticipato, rispetto alla cadenza stabilita dalla norma, nell'ipotesi in cui siano in corso controlli ed ispezioni da parte degli organi competenti, nei termini che verranno analizzati nell’ottavo capitolo.

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